ADMINISTRACION I
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BLOQUE 3. APLICAS EL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo.
El estudio de las funciones de una empresa ha sido uno de los
fundamentos de la teoría administrativa. La visión de sistematizar las
tareas de la empresa en un proceso administrativo revolucionó la
administración. La importancia de las funciones de planeación,
organización, integración, dirección y control es la versión más
aceptada actualmente de la propuesta realizada por Henry Farol,
misma que conserva su vigencia como una de las concepciones clave
de la administración.
Planeación.
La planeación es la primera etapa del proceso administrativo y es una actividad mental, podemos decir que los seres
humanos somos planificadores por naturaleza ya que siempre estamos pensando en lo que haremos en un
determinado tiempo futuro, de manera constante e inconsciente estamos planeando lo que haremos cuando termine
la clase, cuando salga de la escuela, cuando valla a visitar a mi amigo (a) en su casa, a donde iremos de paseo el fin
de semana, etc. Así como la vida personal requiere de la planeación, la vida profesional también exige definir lo que
se quiere y ponerse a trabajar para lograrlo.
Sobre el concepto de planeación Agustín Reyes Ponce señala que “la planeación consiste en fijar el curso concreto
de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones
para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de números, necesarios para su realización” así mismo Harold
Knootz y Heinz Weihrich establecen que “la planeación implica seleccionar misiones y objetivos, y las acciones para
alcanzarlos; requiere tomar decisiones: es decir, seleccionar entre los diversos cursos de acción futuros”.
La planeación formal tiene dos características:
a) Es un compromiso aceptado
b) Aplicación de una metodología definida.
Un buen plan se establece en función de las siguientes preguntas:
• ¿Dónde estamos?
• ¿A dónde queremos ir?
• ¿Qué debemos hacer para lograrlo?
Planear es dar respuesta a las preguntas mencionadas anteriormente, para lo cual es
necesario conocer la situación presente por la que atraviesa la organización
(problemática) los recursos con los que cuenta (humanos, financieros y técnicos) y las
limitaciones existentes (falta de tiempo, de información, de recursos, etc.), por otro
lado requiere plantearse el futuro deseado estableciendo por escrito aquello que se
desea lograr y la selección de los medios para lograrlo, esto es los objetivos.
Un planeación eficaz tiene las siguientes características:
• Es realista, es decir, se puede llevar a la práctica.
• Está basado en recursos y limitaciones conocidos.
• Supone el compromiso de los que participan en diseñarlo y su aplicación.
• Es flexible y puede adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno.
• Sus logros y resultados pueden medirse y evaluarse.
BLOQUE 3 89
La planeación es importante porque nos permite:
• Establecer a través de la misión y la visión de la empresa hacia
donde nos dirigimos con las acciones que pretendemos
emprender.
• Lograr un uso óptimo de los recursos con los que se cuenta para
ser más productivos.
• Disminuir el alto nivel de incertidumbre del medio ambiente donde
se desenvolverá nuestra empresa y adaptarse a las condiciones
cambiantes de los factores sociales, económicos, políticos,
tecnológicos, culturales, etc.
• Desarrollar estrategias frente a la competencia.
• Tener iniciativa y creatividad ante las situaciones de cambio.
• Integrar todas las decisiones de la organización.
Organización.
Esta etapa del proceso administrativo consiste en decidir que recursos y
actividades son necesarios para alcanzar los objetivos de la
organización, distribuir recursos, definir funciones y tareas así como
clarificar autoridad y responsabilidad.
Cuando se utiliza la palabra “organización”, lo hacemos en dos sentidos; el
primero cuando nos referimos a una empresa o grupo funcional, por
ejemplo un negocio, un hospital, una empresa gubernamental o un equipo
de béisbol. En el segundo sentido se aplica a el proceso de organizar, es
decir, la forma en que se dispone del trabajo y se asigna entre el personal de la empresa para alcanzar eficientemente los
objetivos de la misma.
Desde este segundo punto de vista, Agustín Reyes Ponce define a la organización como “la estructuración técnica de
las relaciones que deben de existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos
de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados”, para
complementar este punto de vista en otra definición Terry & Franklin señalan que organización se trata de “establecer
relaciones efectivas de comportamiento entre las personas, de manera que puedan trabajar juntas con eficiencia y
obtengan satisfacción personal al hacer tareas seleccionadas bajo condiciones ambientales dadas para el propósito
de realizar alguna meta u objetivo”.
En otras palabras, organizar una empresa es coordinar todas las actividades o trabajos que se realizan en ella para
alcanzar los objetivos propuestos en la planeación.
El objeto de la organización consiste en hacer que cada uno de los
miembros de la empresa conozca las actividades que va a ejecutar.
Cuando la asignación de funciones es definida, el logro de los objetivos
es más eficiente ya que no existen dudas acerca del trabajo que se debe
realizar, se eliminan las malas interpretaciones acerca de quién es la
persona que va a hacer algo, incluso se pueden fijar las relaciones de
trabajo que las personas tendrán dentro de la empresa. Así cada
individuo puede obtener información acerca del lugar en donde debe
desempeñar sus funciones, puede conocer sus relaciones, a quién debe
recurrir para supervisión y, también, con sus subordinados de quienes
puede depender para le ejecución de las actividades.
Una estructura organizacional debe diseñarse para determinar quién realizará cuales tareas y quien será responsable de
qué resultados; para eliminar los obstáculos al desempeño que resultan de la confusión e incertidumbre respecto de la
asignación de actividades, y para tender redes de toma de decisiones y comunicación que respondan y sirvan de apoyo a
los objetivos empresariales.
Para la mayoría de los directivos el término organización implica una estructura intencional formalizada de roles; en primer
lugar, al definir la naturaleza y el contenido de los roles organizacionales y, en segundo lugar, los roles que se les pide a
las personas que desempeñen deben estar diseñados intencionalmente para asegurar que se realicen las actividades
requeridas y que éstas se acoplen de modo que las personas puedan trabajar de forma interrumpida, con eficacia y
eficiencia en grupos. De manera general, el propósito de organizar es hacer efectiva la cooperación humana.
92 APLICAS EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Características a tener en cuenta al estructurar la organización:
1. Carácter específico: La estructura debe ser diseñada a la medida de la organización de que se trate, en función de sus
características específicas.
2. Carácter dinámico: Toda buena organización se desarrolla y permanentemente cambia. Por eso la estructura debe ser
flexible para que pueda soportar los cambios que se producirán en el futuro.
3. Carácter humano: Al diseñar la estructura de una organización, se debe tener en cuenta las aptitudes de las personas
que la integran o que la integrarán en el futuro. No es bueno esquematizar primero el organigrama y recién después
fijarse quien ocupara cada posición del mismo. De obrar así, se estaría cayendo en organizaciones formales rígidas,
constituidas por seres rectangulares.
4. El ascenso en la organización: Los caracteres dinámico y humano, llevan a un típico problema organizacional: el del
ascenso de las personas de un nivel jerárquico a otro. Un hombre puede estar preparado para desempeñar su cargo
actual, pero no el inmediato superior. Por ejemplo si un excelente médico clínico asciende a director del hospital, es
altamente probable que sea un mal administrador (cambiarán significativamente los requerimientos que se harán en
él). El hombre siempre busca ascender, sin advertir que así llegara a un terreno que no domina. Allí fracasará, y en lo
sucesivo, no ascenderá más.
5. Orientación hacia los objetivos organizacionales: Para que el accionar de la organización sea efectivo, los objetivos
organizacionales deben prevalecer sobre los departamentales.
6. Asignación de responsabilidades: Para que haya responsabilidad, debe existir la correspondiente autoridad. La
responsabilidad no se delega, sino que se asigna como inherente al cargo.
7. Unidad de mando: Ningún empleado puede responder a más de un superior, en consecuencia recibirá todas las
instrucciones por inmediato de un solo superior.
La mayoría de los autores manejan los términos organización formal, que atribuyen a la estructura intencional de
relaciones de trabajo establecidos por la dirección o gerencia de la empresa para lograr sus objetivos y por otro lado
establecen la existencia de una organización informal, cuando se refiere a la red de relaciones personales y sociales de
amistad, que ni están establecidas ni son requeridas por la autoridad formal, pero que se producen en forma espontánea
debido a la necesidad de afecto de los individuos.
Las herramientas más importantes cuando pretendemos organizar una empresa son:
1. El organigrama.
2. Departamentalización.
El organigrama es una gráfica que representa la estructura formal de una empresa. Recibe diversos nombres como cartas
de organización, organigramas u organogramas, Gómez Ceja lo define como: “Una gráfica que muestra la estructura
orgánica interna de la organización formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía y las principales
funciones que se desarrollan”. Estos organigramas nos ayudan en la tarea de identificar y relacionar las diferentes partes
de las organizaciones.
Pasos para elaborar un organigrama.
• Elaborar una lista de funciones y subfunciones probables.
• Compararla con una lista de comprobación.
• Preparar cuadros o plantillas.
• Confeccionar el organigrama.
Contenido. Todos los organigramas deben contener los siguientes datos: Título o descripción condensada de las
actividades, fecha de formulación, nombre de quien lo elaboró, aprobación, explicación de líneas y símbolos especiales.
Tipos de organigramas:
a) Vertical: Es el que muestra la jerarquía orgánica en sus diferentes niveles desde el más alto al más inferior. De arriba
en dirección hacia abajo (norte- sur).
b) Horizontal: Se aprecia e interpreta en dirección de izquierda a derecha.
c) Mixtos: Se representa la estructura de una empresa utilizando combinaciones verticales y horizontales.
d) De Bloque: Tienen la particularidad de representar un mayor número de unidades en espacios reducidos.
e) Circular: Es aquel en el que se sitúa al ejecutivo en el centro del círculo con líneas horizontales de la gráfica vertical
formando una serie de círculos concéntricos alrededor del ejecutivo jefe.
La departamentalizacióLa departamentalización consiste en determinar la cantidad y tipo de departamentos con los que contará la empresa,
dependiendo principalmente del recurso financiero.
Los métodos más comúnmente utilizados para realizar el agrupamiento del trabajo en departamentos o funciones son los
siguientes:
a) Funcional: Se realiza de acuerdo a las actividades principales del organismo como son producción, mercadotecnia,
finanzas y recursos humanos. Generalmente se utiliza a niveles altos de la organización.
b) Por producto: Consiste en organizar las funciones alrededor de determinados productos o líneas de productos, en un
supermercado tenemos abarrotes, lácteos, carnes, hogar, discos, libros, perfumería, etc.
c) Territorial o geográfica: Se divide el trabajo según las localidades o áreas geográficas que abarca la compañía, una
casa comercializadora puede tener un representante de la zona sur, norte, centro, etc.
d) Por clientes: Las empresas crean departamentos para poder atender adecuadamente a sus clientes. En una tienda de
ropa existe un departamento de caballeros, damas, niños, niñas, y bebés.
e) Por equipos y procesos: Se refiere a las diversas etapas de fabricación de un producto, por ejemplo en una fábrica de
zapatos: cortado, cocido, engomado, etc.
Integración.
En esta parte del proceso administrativo se ejecuta o realiza todo aquello que se
ha planeado y organizado, Agustín Reyes Ponce define a la integración como “
obtener y articular los elementos materiales y humanos que la planeación y la
organización señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un
organismo social”, Munch Galindo y García Martínez al respecto señalan que “
la integración comprende la función a través de la cual el administrador elige y se
allega de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones
previamente establecidas para ejecutar planes”, y complementando esta idea Mier
y Terán señalan que la integración es “la materialización u objetivación de lo
planeado y organizado sobre actividades humanas y elementos materiales,
tratando de coordinar los fines empresariales con los trabajadores”.
La importancia de esta función administrativa se encuentra en el hecho de que es la parte en donde se busca proveer
permanentemente a la empresa de los recursos adecuados para su buen funcionamiento. Estos recursos son los
recursos humanos, financieros y materiales.
-Los recursos humanos
Cualquier organismo social debe otorgar prioridad a los recursos humanos de que dispone. El recurso humano es
decisivo para cualquier fase de la operación de las empresas. Por su naturaleza son los más complicados para su
administración, ya que éstos a diferencia de los recursos materiales, se contratan y no se adquieren en propiedad, esto
quiere decir que se basa en la buena disposición de las personas para trabajar a cambio de una remuneración
económica.
Lo más importante es contar con recursos humanos que sean los más apropiados para desempeñar los puestos de la
estructura organizacional. Por esto es importante seguir los pasos del proceso de integración de personal, para asegurar
que las personas que se integren al equipo de trabajo sean las más apropiadas. Este proceso consta de los siguientes
pasos:
a) Reclutamiento: Tiene por objeto hacer de las personas totalmente extrañas a la empresa, candidatos ideales a ocupar
un puesto vacante en ella, haciéndolos conocidos a la misma y despertando en ellos el interés necesario para
participar las siguientes partes del proceso.
b) Selección: Tiene como objetivo escoger de entre los diferentes
candidatos, aquella persona que para el puesto vacante sea el más
competente.
c) Inducción: Su finalidad es articular y armonizar al nuevo empleado al
grupo de trabajo al que pertenecerá, en la forma más rápida y adecuada
posible.
d) Contratación: Es la formalización de la relación laboral entre un patrón y
un trabajador por medio de un documento llamado contrato de trabajo.
e) Desarrollo: Busca desenvolver las cualidades que cada persona tiene
para obtener la máxima realización posible, tanto en el aspecto de la
productividad para la empresa, como de logros personales para cada
individuo.
-Los recursos financieros
La administración financiera consiste en obtener de manera oportuna y en las mejores condiciones de costo, recursos
financieros para cada departamento de la empresa con el propósito de que las tareas se lleven a cabo de la manera más
correcta posible, se eleve la eficiencia y eficacia de las operaciones y de esta manera se satisfagan los intereses de
quienes reciben los bienes o servicios.
En pocas palabras los recursos financieros son aquellos de carácter económico y monetario que la empresa necesita
para el desarrollo de sus actividades.
La planeación de la administración financiera abarca básicamente
el estudio de las fuentes de financiamiento de la empresa, esto es,
de donde la empresa logrará obtener las cantidades de dinero
necesarias para poder trabajar adecuadamente, el manejo del
crédito y la determinación del capital de trabajo o circulante. Una
empresa cuenta con varios medios de financiamiento, a corto
plazo pueden ser proveedores, préstamos directos y descuentos;
a largo plazo acciones, bonos, reinversión de utilidades, venta de
activo fijo e hipotecas.
Un ejemplo sencillo de esto es como cuando deseas ir al cine con tus amigos pero no tienes dinero, lo que necesitas
buscar es cómo conseguirlo y estudias tus posibles opciones, le pides a tu mamá, a tu papá, pides prestado a un amigo
o bien trabajas para conseguirlo, una vez que lo obtuviste piensas como gastarlo, la entrada al cine, palomitas, refresco o
un chocolate, y al final logras tu objetivo que es divertirte. Así la empresa busca donde obtener esos recursos, los utiliza de
la mejor manera posible y logra sus objetivos.
-Los recursos materiales
La administración de recursos materiales consiste en obtener oportunamente,
en el lugar preciso, en las mejores condiciones de costo, y en la calidad y
cantidad requeridas, los bienes y servicios para cada unidad orgánica de la
empresa de que se trate, con el propósito de que se ejecuten las tareas y de
elevar la eficiencia de las operaciones.
Las funciones más importantes de la administración de recursos materiales son
las siguientes:
1) Planeación de bienes y servicios: Consiste en prever las necesidades
actuales y futuras de bienes y servicios de la empresa, desde un escritorio,
maquinaria, instalaciones, luz, teléfono, agua, etc. Aquí te preguntas ¿qué
es necesario?
2) Investigación y análisis: El principal objetivo de esta función es el
conocimiento de las cualidades y cantidades de los bienes y servicios
existentes en el mercado, su localización, etc. Se investiga las
características y los antecedentes de los proveedores, se evalúan las
alternativas y se seleccionan las más convenientes. La pregunta es ¿En
dónde y cómo comprar aquello que es necesario?
3) Formalización: Se refiere a la concretización de la decisión y constituye el
compromiso legal que se genera entre la empresa y los proveedores. Esto
es realizar la compra y un contrato de compra-venta para protegerse de
posibles problemas, incluyendo las garantías.
4) Supervisión: Su propósito es procurar que los bienes y servicios se entreguen o se presten en el tiempo y lugar
convenidos, con las características específicas, con las cualidades requeridas y en las cantidades solicitadas.
Vigilar que el contrato de compra-venta se lleve a cabo sin mayores problemas.
5) Almacenamiento y control de inventarios: Consiste en planear, organizar y controlar la recepción, almacenamiento,
envíos y registro de los bienes adquiridos por la empresa, abarcando las funciones de recepción,
almacenamiento, despacho y registro. Los bienes deben permanecer dentro de la empresa y ser útiles a ella.
-Los recursos técnicos
Los recursos técnicos son los procedimientos y las formas de hacer las cosas dentro de la empresa, esto es las diferentes
maneras en que los recursos humanos, financieros y materiales se relacionan entre sí para lograr los objetivos de la
empresa. Dentro de estos se encuentran los procesos de producción y administración principalmente, aunque en los
últimos años han tomado importancia los de carácter informático o sea aquellos que se refieren al manejo de la
información dentro de la empresa.
Dirección.
Esta etapa del proceso administrativo comprende la influencia del administrador en la realización de los planes,
obteniendo una respuesta positiva de sus empleados mediante la
comunicación, la supervisión y motivación. Esta fase es importante ya que pone
en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la
organización, através de ella se logran las formas de conducta más deseables
en los miembros de la estructura organizacional, además de que unadirección
eficiente es determinante en la moral de los empleados y consecuentemente en
la productividad ya que através de ella se establece la comunicación necesaria
para que la organización funcione.
Lograr que el personal coopere para alcanzar una meta común es la tarea de
dirigir, por esto es importante tener perfectamente claro lo que significa ser líder
o tener liderazgo.
Liderazgo es el ejercicio de la autoridad y de la toma de decisiones, se define también como el proceso de influir en
las actividades del grupo encaminadas a establecer y alcanzar metas. Liderazgo es una habilidad que requieren todas
las organizaciones: ladirección de un país, de un organismo internacional, lagerencia de una compañía , el jefe de un
departamento, el promotor de una causa social el presidente de un partido político, el maestro de un salón de clase,
el coordinador de un comité dento de la organización, etc.
Líder es la persona que posee la habilidad del liderazgo ylogra generar el cambio mas eficaz en el desempeño del
grupo. Existen diferentes tipos de líder que son el democrático, el autocrático y el “dejar hacer”. Sin embargo ser líder
no depende solamente de la persona que conduce sino de tres condiciones simultanes: la personalidad del que
dirige,la tarea que se desempeña y la madurez de los subalternos.
Como las tres condiciones nunca son iguales, sino que se requiere diagnosticarlas para cada caso específico,se
desarrollo la idea del liderazgo situacional, los líderes tienen cuatro tipos de destrezas:
1. Atención mediante la visión. Esto significa ser capaz de captar la atención de los demás a través de una visión o
serie de intenciones relacionadas con la misión, metas o dirección.
2. Significado mediante la comunicación: Esta aptitud implica el control del significado. Para que otros capten sus
ideales y de adhieran a ellos, los líderes deben saber comunicar su visión.
3. Confianza mediante el posicionamiento: Es decir el control de la confianza. Ésta es esencial en todas las
organizaciones. El principal determinante de la confianza es la credibilidad.
4. Despliegue del yo: Esta cuarta aptitud se refiere al control de sí mismo, es decir, al conocimiento de las
habilidades propias y su uso eficaz.
El administrador debe ser un líder y como tal utiliza tres mecanismos
para ejercer su papel de dirigir a los demás: la autoridad, el poder y la
influencia. Definiremos influencia como las acciones o ejemplos que
directa o indirectamente producen un cambio en el comportamiento o
actitud de otra persona o grupo. El poder lo podemos entender como la
capacidad de ejercer influencia. Tener poder es tener la capacidad de
hacer cambiar de comportamiento o de actitud a otros individuos.
 
La autoridad formal es un tipo de poder. La autoridad se refiere a los derechos inherentes a una posición de dar
órdenes y esperar que éstas sean obedecidas. La autoridad está relacionada con la posición que se ocupa y no con
la persona que la desempeña. No puede haber personas de autoridad sino personas a las que se les asigna
autoridad, por lo que se presentan de cuatro formas: autoridad de línea y staff, autoridad formal e informal.
La autoridad de línea es la que tiene un administrador para dirigir las acciones de un subalterno y la staff es la que
existe para apoyar, asesorar y ayudar a los departamentos de línea para el logro de los objetivos.
La autoridad formal es la legalmente establecida por la organización para un determinado puesto en su estructura, a
donde se asignan ciertas tareas y responsabilidades, la autoridad informal en cambio, es la autoridad natural que
poseen ciertas personas en la organización sin un puesto legalmente definido.
Las organizaciones han comprendido que el factor del liderazgo es
particularmente importante por su efecto sobre el logro de los resultados,
sin embargo uno de los temas clave en la dirección es cómo lograr el
compromiso del personal con la organización, la respuesta está en la
motivación.
Motivación es lo que nos mueve a actuar, es el móvil de nuestras acciones.
La motivación que le corresponde al jefe promover se denomina extrínseca,
mientras que la que cada persona desarrolla independientemente de los
demás se denomina intrínseca. Quien dirige debe procurar que las
personas que selecciona posean motivaciones que las impulse a fijarse
metas, mejorarse y comprometerse, independientemente de quien los
supervise. Un buen administrador se rodea de personas con motivaciones
intrínsecas y promueve las extrínsecas.
La comunicación se convertirá en este caso en el enlace perfecto para el liderazgo y la motivación, ya que no pueden
existir los líderes que puedan motivar a su personal sin una comunicación efectiva. Es importante señalar que el éxito de
una organización puede estar basado en el proceso de comunicación que la empresa adopte.
La comunicación se puede definir como la transmisión de ideas, información, conocimiento o emociones por medio de
símbolos de una persona a otra. Las empresas no pueden existir sin comunicación.
Control.
La quinta fase del proceso administrativo se llama control, al igual
que las otras etapas que ya hemos estudiado, el control es muy
importante ya que permite establecer medidas correctivas para
lograr alcanzar los objetivos organizacionales con éxito, su
aplicación es general, logra definir las causas de las desviaciones y
lo que es más importante permite registrar las experiencias para que
no nos sucedan en el futuro, lo que nos permite entonces
importantes ahorros en nuestras inversiones de tiempo, dinero y
esfuerzo.El control es útil para evitar incumplimientos, desperdicios,
improductividad, pérdidas, errores humanos o fallas técnicas.
Según diferentes autores el control se define:
• “El control es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando
medidas correctivas”. (George R. Terry).
• “Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los
principios establecidos”. (Henry Fayol).
• “Implica la medición de lo logrado en relación con el estándar y la corrección de las desviaciones, para asegurar la
obtención de los objetivos de acuerdo con un plan”. (Koontz & O´Donnell).
• “La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la
empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente”. (Robert C. Appleby).
• “El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones
y tomando las medidas correctivas necesarias”. (Robert B. Bucéele).
Proceso de control
El proceso de control consta de cuatro pasos:
1. Establecimiento de estándares y patrones. Los estándares son criterios de desempeño, se utilizan los objetivos
establecidos en la etapa de planeación como base para determinarlos. Nos sirven para tener una base de
comparación que nos permita saber si se está en el camino correcto hacia la meta. Un ejemplo es determinar el
número de unidades diarias que se deben de producir en una fábrica de cuadernos; supongamos que es de 2,000
unidades, este número nos servirá entonces para saber si se está produciendo la cantidad de producto necesaria
para tener las utilidades esperadas.
2. Medición del desempeño. Consiste en medir lo que realmente se ha hecho, siguiendo con el ejemplo anterior, sería
llevar un calendario y contar el número de cuadernos que se han producido diariamente.
3. Comparación contra lo realizado. En este paso se compara el estándar contra el desempeño; por ejemplo, si el
estándar son los 2,000 cuadernos, el día lunes se produjeron 1,900, ¿se logró la meta?
4. Corrección de las desviaciones. En este punto lo que se hace es buscar estrategias que nos permitan lograr los
estándares, si es que no se lograron o mejorar el desempeño para mantenerlos o superarlos. Por ejemplo, si nos
faltaron de producir 100 cuadernos, ¿qué podemos hacer?:
 Revisar el trabajo de las personas.
 Trabajar horas extra.
 Darle mantenimiento a la maquinaria.
 Motivar a los trabajadores, etc.
104 APLICAS EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Tipos de control
Se identifican tres tipos de control administrativo: el control preliminar, el
concurrente y la retroalimentación.
El control preliminar tiene lugar antes de que inicien las operaciones e
incluye la elaboración de políticas, procedimientos y reglas diseñadas
para asegurar que las actividades planeadas sean ejecutadas en forma
adecuada. Las políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar
que las actividades planeadas se lleven a cabo suponen como medidas
de control el establecimiento de un criterio de actuación. Los manuales de
organización son un ejemplo de control preliminar, dado que establecen
la forma en que la organización debe desarrollar sus actividades y tareas:
definen funciones, precisan responsabilidades, señalan límites, etc. Son
una manera de prevenir y evitar desviaciones de un plan deseado.
Una de las modalidades más importantes del control preliminar son los
presupuestos, que no son otra cosa que un plan de acción que se
expresa en términos numéricos y que comprende un período con el que puede compararse la actuación real.
Los presupuestos pueden clasificarse en dos grandes categorías presupuestos de operación y presupuestos financieros.
Es importante no olvidar que todo presupuesto es una estimación deseada con la que se medirá el desempeño.
El control concurrente tiene lugar durante la fase de acción o de ejecución de los planes e incluye la dirección, vigilancia y
sincronización de las actividades, según ocurran. El ejemplo más típico de esta modalidad es el establecimiento de un
sistema de información administrativo.
El control de retroalimentación se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir las
posibles desviaciones futuras a partir del estándar aceptable.
El control de retroalimentación implica usar información de los resultados para corregir posibles desviaciones futuras. Uno
de los procedimientos más utilizados para el control de retroalimentación son las auditorias, las cuales, tanto internas
como externas, son uno de los medios de contar con una opinión objetiva e independiente para evaluar el desempeño o
los logros de las actividades de la empresa.
 
 

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